Datenschutzerklärung
1. Verantwortliche Stelle
Verantwortlich für die Verarbeitung personenbezogener Daten auf dieser Website ist:
HGNA Personal Courier Service
Inhaberin: Melanie Hagenah
Simrockstraße 2
30171 Hannover
Telefon: +49 151 51407697
E-Mail: info@hgna-courier.com
Website: www.hgna-courier.com
2. Allgemeine Hinweise zur Datenverarbeitung
Wir verarbeiten personenbezogene Daten grundsätzlich nur, soweit dies zur Bereitstellung einer funktionsfähigen Website sowie unserer Inhalte und Leistungen erforderlich ist. Die Verarbeitung erfolgt insbesondere zur Beantwortung von Anfragen, zur Vorbereitung und Durchführung von Transportaufträgen sowie zur Erfüllung gesetzlicher Pflichten.
Rechtsgrundlagen sind insbesondere Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung bzw. vorvertragliche Maßnahmen), Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO (rechtliche Verpflichtung) sowie Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse).
3. Bereitstellung der Website und Server-Logfiles
Beim Aufruf unserer Website werden durch den von Ihnen verwendeten Browser automatisch Informationen an den Server unserer Website gesendet und temporär in sogenannten Logfiles gespeichert. Hierbei kann es sich insbesondere um folgende Daten handeln: die von Ihnen aufgerufene Seite, Datum und Uhrzeit des Zugriffs, übertragene Datenmenge, Quelle/Verweis (Referrer-URL), verwendeter Browser und Betriebssystem sowie Ihre IP-Adresse (ggf. in gekürzter Form).
Die Verarbeitung dieser Daten erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO aufgrund unseres berechtigten Interesses an der Gewährleistung eines stabilen und sicheren Betriebs der Website. Die Logfiles werden gelöscht, sobald sie für die Erreichung des Zwecks ihrer Erhebung nicht mehr erforderlich sind, sofern keine längere Aufbewahrung aus Sicherheitsgründen erforderlich ist.
4. Kontaktaufnahme per E-Mail oder Telefon
Wenn Sie uns per E-Mail oder telefonisch kontaktieren, werden die von Ihnen übermittelten personenbezogenen Daten (z. B. Name, Kontaktdaten, Inhalte der Anfrage) von uns verarbeitet, um Ihre Anfrage zu bearbeiten. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, soweit Ihre Anfrage im Zusammenhang mit einem Auftrag oder der Anbahnung eines Vertrags steht, andernfalls Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO aufgrund unseres berechtigten Interesses an einer effizienten Bearbeitung von Anfragen.
Die Daten werden gelöscht, sobald sie für die Bearbeitung Ihrer Anfrage nicht mehr erforderlich sind und keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen.
5. Einsatz von Formularen (Transport- und Deklarationsformulare)
Auf unserer Website stellen wir Formulare zur Verfügung, über die Sie Anfragen zu Transportaufträgen und zur Deklaration von Sendungen übermitteln können. Über diese Formulare verarbeiten wir insbesondere folgende personenbezogene Daten: Stammdaten (z. B. Name, Firma, Anschrift, Kommunikationsdaten), Auftrags- und Sendungsdaten (z. B. Abhol- und Lieferadressen, Ansprechpartner vor Ort, Inhalte der Sendung) sowie ggf. abrechnungsrelevante Daten.
Die Verarbeitung der Daten erfolgt zur Bearbeitung Ihrer Anfrage sowie zur Vorbereitung und Durchführung des jeweiligen Transportauftrags (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO). Sofern gesetzliche Dokumentations- und Aufbewahrungspflichten greifen (z. B. handels- und steuerrechtliche Pflichten), erfolgt die Verarbeitung zudem auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO.
6. Eingesetzte Auftragsverarbeiter
Zur Bereitstellung unserer Leistungen setzen wir verschiedene spezialisierte Dienstleister als Auftragsverarbeiter im Sinne von Art. 28 DSGVO ein. Mit allen nachfolgend genannten Anbietern wurden Auftragsverarbeitungsverträge (AVV) geschlossen; die Verarbeitung erfolgt ausschließlich nach unseren Weisungen.
6.1 Jotform
Zur Erfassung und Verwaltung von Anfragen (insbesondere Transport- und Deklarationsformularen) nutzen wir den Dienst „Jotform“ der Jotform Inc., 111 Pine St. Suite 1815, San Francisco, CA 94111, USA. Über Jotform verarbeiten wir die in den jeweiligen Formularen eingegebenen Daten, insbesondere Kontakt-, Auftrags- und Sendungsdaten.
Die Verarbeitung erfolgt im Rahmen einer Auftragsverarbeitung gemäß Art. 28 DSGVO auf Grundlage eines Auftragsverarbeitungsvertrags (Data Processing Addendum) mit Jotform. Soweit hierbei Daten in ein Drittland außerhalb der EU/des EWR übermittelt werden (insbesondere in die USA), erfolgt dies nur unter Beachtung der Vorgaben der Art. 44 ff. DSGVO, insbesondere auf Grundlage geeigneter Garantien (z. B. EU-Standardvertragsklauseln und/oder eines Angemessenheitsbeschlusses gemäß Art. 45 DSGVO).
Weitere Informationen finden Sie unter https://www.jotform.com/privacy sowie https://www.jotform.com/de/gdpr-compliance/.
6.2 Zapier
Für die automatisierte Weiterverarbeitung von über Formularen eingehenden Daten (z. B. Übertragung von Anfragedaten in nachgelagerte Systeme) nutzen wir den Dienst „Zapier“ der Zapier Inc., 548 Market St. 62411, San Francisco, CA 94104, USA. Über Zapier werden insbesondere die aus Jotform stammenden Daten an andere von uns genutzte Systeme übermittelt, um Prozesse zu automatisieren und effizient abzuwickeln.
Mit Zapier besteht ein Auftragsverarbeitungsvertrag (Data Processing Addendum) gemäß Art. 28 DSGVO. Soweit Daten in die USA übermittelt werden, erfolgt dies unter Beachtung der Vorgaben der Art. 44 ff. DSGVO auf Grundlage geeigneter Garantien (insbesondere EU-Standardvertragsklauseln und/oder eines Angemessenheitsbeschlusses sowie durch technische und organisatorische Maßnahmen des Anbieters).
Weitere Informationen finden Sie unter https://zapier.com/privacy sowie https://zapier.com/security-compliance.
6.3 Moco
Zur Angebots-, Auftrags- und Projektverwaltung sowie zur Rechnungsstellung nutzen wir das cloudbasierte System „Moco“ des Anbieters hundertzehn GmbH, In der Weid 15, 8122 Binz, Schweiz. In Moco werden insbesondere Kunden- und Kontaktdaten, Projektdaten, Angebots- und Rechnungsdaten sowie Auftragsverläufe verarbeitet, um unsere Leistungen effizient planen, dokumentieren und abrechnen zu können.
Die Verarbeitung erfolgt im Rahmen einer Auftragsverarbeitung gemäß Art. 28 DSGVO auf Grundlage eines Auftragsverarbeitungsvertrags (AVV) mit der hundertzehn GmbH. Für den Betrieb von Moco setzt der Anbieter nach eigenen Angaben ausschließlich europäische und schweizerische Infrastruktur-Dienstleister ein und gewährleistet damit ein angemessenes Datenschutzniveau.
Da die Schweiz als Drittland im Sinne der DSGVO gilt, stützt sich die Übermittlung personenbezogener Daten an die hundertzehn GmbH auf den Angemessenheitsbeschluss der EU-Kommission nach Art. 45 DSGVO, mit dem der Schweiz ein angemessenes Datenschutzniveau bescheinigt wird.
Soweit im Rahmen von Moco ergänzende Dienste oder Integrationen von Unterauftragnehmern in Drittländern (insbesondere USA, UK) eingesetzt werden, erfolgt die Übermittlung an diese Subunternehmer ausschließlich auf Grundlage der in der DSGVO vorgesehenen Garantien (insbesondere EU-Standardvertragsklauseln) sowie zusätzlicher technischer und organisatorischer Maßnahmen wie Verschlüsselung (BYOK), Datensparsamkeit und Beschränkung der betroffenen Personenkreise.
Weitere Informationen finden Sie unter https://www.mocoapp.com/cloud-software/dsgvo#subprocessors sowie https://www.mocoapp.com/privacy.
7. Weitergabe von Daten an Dritte
Eine Übermittlung Ihrer personenbezogenen Daten an Dritte findet grundsätzlich nur statt, soweit dies zur Durchführung des Vertrags erforderlich ist (z. B. an Sicherheits- oder Abfertigungsstellen, soweit dies für den Transport notwendig ist), eine gesetzliche Verpflichtung besteht oder Sie ausdrücklich eingewilligt haben. Zu den Empfängern können je nach Auftrag insbesondere Transport- und Sicherheitsdienstleister, Behörden oder Zollstellen gehören, soweit dies für die Durchführung des Auftrags erforderlich ist.
Die Weitergabe erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b, lit. c oder lit. f DSGVO.
8. Speicherdauer
Wir speichern personenbezogene Daten nur so lange, wie dies für die jeweiligen Zwecke erforderlich ist. Darüber hinaus unterliegen wir verschiedenen Aufbewahrungspflichten (z. B. nach Handels- und Steuerrecht), die eine Speicherung von Dokumenten und damit verbundenen Daten für Zeiträume von in der Regel 6 bis 10 Jahren vorsehen.
Nach Ablauf der jeweiligen Fristen werden die Daten routinemäßig gelöscht oder anonymisiert, sofern sie nicht mehr zur Vertragserfüllung oder Vertragsanbahnung erforderlich sind.
9. Ihre Rechte als betroffene Person
Sie haben im Rahmen der gesetzlichen Vorgaben das Recht auf Auskunft über die Sie betreffenden personenbezogenen Daten (Art. 15 DSGVO), auf Berichtigung unrichtiger Daten (Art. 16 DSGVO), auf Löschung (Art. 17 DSGVO), auf Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO) sowie auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO). Soweit die Verarbeitung auf Art. 6 Abs. 1 lit. e oder lit. f DSGVO beruht, haben Sie zudem das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit Widerspruch gegen die Verarbeitung einzulegen (Art. 21 DSGVO).
Sofern Sie uns eine Einwilligung zur Verarbeitung personenbezogener Daten erteilt haben, können Sie diese jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen (Art. 7 Abs. 3 DSGVO).
10. Beschwerderecht bei einer Aufsichtsbehörde
Sie haben das Recht, sich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu beschweren, wenn Sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung gegen die DSGVO verstößt. Zuständig ist insbesondere die Aufsichtsbehörde an Ihrem gewöhnlichen Aufenthaltsort, Ihrem Arbeitsplatz oder dem Ort des mutmaßlichen Verstoßes.
11. Pflicht zur Bereitstellung von Daten
Im Rahmen der Anbahnung und Durchführung von Transportaufträgen müssen Sie diejenigen personenbezogenen Daten bereitstellen, die für die Annahme, Planung und Durchführung des Auftrags sowie für die Erfüllung der damit verbundenen vertraglichen und gesetzlichen Pflichten erforderlich sind. Ohne diese Daten können wir in der Regel keinen Vertrag mit Ihnen schließen oder einen bestehenden Auftrag nicht ordnungsgemäß durchführen.
12. Aktualität und Änderung dieser Datenschutzerklärung
Wir behalten uns vor, diese Datenschutzerklärung bei Bedarf anzupassen, etwa bei Änderungen der Rechtslage, der von uns eingesetzten Dienste oder unserer Verarbeitungsprozesse. Die jeweils aktuelle Fassung ist auf unserer Website unter www.hgna-courier.com/datenschutz abrufbar.